Aucun n’est compliqué à trouver, mais chacun demande d’ouvrir un logiciel, de retrouver son mot de passe, de choisir la bonne période, puis de recopier le résultat dans Excel. Multipliez par cinq outils et la matinée y passe. Voici les plus fréquents.
1Chiffre d’affaires
Ce que la semaine a rapporté
Avant : vous lisez le total dans la caisse ou la facturation, et vous le comparez de mémoire à la semaine précédente.
Après : le total s’affiche seul, à côté de celui de la semaine précédente et du même mois l’an dernier.
2Devis
Les devis signés, et ceux restés sans réponse
Avant : vous déroulez la liste pour retrouver les devis sans nouvelles.
Après : les devis sans réponse après le délai que vous fixez remontent en tête, et une relance peut partir à votre nom. Les clients délicats, vous les gardez.
3Trésorerie
Le solde du compte et les factures à encaisser
Avant : vous ouvrez l’application de la banque, puis la liste des impayés.
Après : solde et factures en attente côte à côte. Certaines banques ne laissent pas lire le solde par un autre outil : nous le vérifions avec vous pendant l’heure.
4Appels
Les appels manqués et ceux qui attendent un rappel
Avant : vous remontez le journal d’appels sur le téléphone.
Après : la liste des appels manqués de la semaine, avec ceux que personne n’a rappelés. Tous les opérateurs ne le permettent pas : nous regardons le vôtre ensemble.
5Fiche Google
Les nouveaux avis, et ceux qui attendent votre réponse
Avant : un avis négatif vous échappe pendant des semaines.
Après : chaque avis arrive sur votre page avec un brouillon de réponse à relire. Les questions répétées des visiteurs de votre site peuvent passer par un chatbot IA qui annonce qu’il est un assistant.
6Ressaisie
Les lignes recopiées d’un logiciel à un tableur
Avant : vous recopiez à la main dans Excel ce qui existe déjà ailleurs.
Après : vous saisissez une fois, et l’information part dans vos autres outils. C’est le principe de l’automatisation IA : des logiciels reliés entre eux.
7Compte rendu
Le point mensuel pour un client, un associé ou la banque
Avant : vous repartez du fichier du mois dernier et vous remplacez les chiffres un à un.
Après : le document arrive prérempli, avec un commentaire en brouillon. Une tâche qui lit, cherche puis rédige relève des agents IA.
8Résumé
Ce qui a bougé, écrit en quelques lignes
Avant : les chiffres sont là, mais il reste à les croiser pour savoir quoi faire.
Après : un court résumé signale les écarts de la semaine. Vous le lisez en arrivant, et vous décidez.